Mantenimento del sistema/ Monitoraggio | ReIntegrate

Relazione finale

Tilia Boussios — Mon, 26 Oct 2009 12:54:07 GMT

Nel modulo precedente è stato sottolineato il bisogno di un sistema di monitoraggio in relazione al processo di ritorno al lavoro. Questo processo di monitoraggio dovrebbe portare ad avere report regolari ed esaustivi sull’efficacia operativa del programma di ritorno al lavoro.

Lo scopo di questo report è di supportare lo sviluppo del sistema di ritorno al lavoro. Viene utilizzato per valutare la sua efficacia, i successi, i problemi che si sono incontrati e le soluzioni che sono state sviluppate per superare questi problemi.

È stato dichiarato in altri moduli che è importante l’assunzione di responsabilità per il processo di ritorno al lavoro. Ciò significa che ci dovrebbero essere una relazione di report ad esempio con il senior management, il top management, la direzione Risorse Umane ed i servizi di medicina del lavoro. I report prodotti, pertanto, devono avere gruppi di riferimento multipli.

I contenuti del report

Ogni organizzazione ha bisogno di sviluppare la propria struttura di report sul sistema di ritorno al lavoro. Tuttavia, la lista che segue indica un potenziale contenuto del report. Se i report ed il sistema di ritorno al lavoro contengono tutte le informazioni di seguito descritte, verrà sicuramente prodotto un report di alta qualità ed aumenteranno le prospettive di migliorare il sistema di ritorno al lavoro.

Una analisi delle cause di assenza – ciò dovrebbe includere l’attenzione a tutte le cause di assenza, che siano o meno legate alla salute. L’informazione sull’assenza per problemi di salute dovrebbe essere suddivisa in categorie, tipo salute fisica, salute mentale. Sono possibili altre suddivisioni, ma la loro utilità dipende dal numero di persone assenti nell’organizzazione. Le piccole organizzazioni troveranno difficoltà ad ottenere utili informazioni suddivise dal momento che probabilmente il numero di persone coinvolte è limitato.
Una sintesi di eventi ed attività associati al processo di ritorno al lavoro – questa sezione del report è interessata a comprendere se vi è una sequenza di eventi che hanno avuto luogo in relazione ai processi di ritorno al lavoro. Dovrebbe descrivere le procedure che sono state seguite, i problemi che si sono presentati, le soluzioni individuate e la natura degli interventi effettuati.
La soddisfazione globale del sistema - la sezione del report mostra che cosa i maggiori stakeholders pensano del processo di ritorno al lavoro. Ciò comprende le informazioni ottenute dalla persona che è rientrata e dai supervisori, dalla direzione ed eventualmente dai compagni di lavoro. Dovrebbero essere, inoltre, riportate le opinioni dei professionisti coinvolti nel processo di ritorno al lavoro.
L’efficacia in termini di riduzione del’incidenza e della durata dell’assenza – questa sezione dovrebbe riportare ed analizzare i cambiamenti negli incidenti e nella durata dell’assenza nel corso del tempo. Ciò consente di effettuare una valutazione dell’efficacia. Ogni importante cambiamento del sistema dovrebbe essere evidenziato in modo che possano essere correttamente interpretati i mutamenti nelle percentuali di assenteismo.
Benchè possa essere difficile ottenere informazioni in quest’area, bisognerebbe riportare una analisi dei costi-benefici. Ciò dovrebbe comprendere l’impatto su:
- Qualità e performance dell’azienda
- Costi per assicurazione malattie e pensione
- Produttività
- Assenteismo
- Costi di sostituzione e lavoro straordinario
- Relazioni del dipendente
- Morale, motivazione ed impegno del personale
- Soddisfazione del cliente
Le difficoltà incontrate e le soluzioni generate – le informazioni sui problemi e soluzioni sono fondamentali per gestire la qualità del processo di ritorno al lavoro. Queste informazioni sono, probabilmente, qualitative e forse insolite, ma forniscono una idea chiara sul funzionamento del sistema di ritorno al lavoro

I tipi di struttura del report che dovrebbero incorporare informazioni sulla performance del sistema di ritorno al lavoro comprendono:

Una sezione nel report annuale delle aziende
Un più approfondito briefing, una volta all’anno, per i membri del consiglio di amministrazione
Una regolare comunicazione trimestrale dell’area R.U. sul funzionamento del sistema
Un report tecnico mensile sugli indicatori chiave scelti per monitorare il sistema.

Bibliografia

Se desiderate approfondire l’argomento Procedure di Reporting potete accedere al link Note bibliografiche, sul lato destro dello schermo

Monitoraggio

Tilia Boussios — Mon, 26 Oct 2009 12:54:01 GMT

Un efficace programma di ritorno al lavoro deve utilizzare un efficiente sistema di monitoraggio. Le informazioni sulle assenze, le strategie e la redditività di una positiva reintegrazione dovrebbero essere monitorate con cura per fornire informazioni che possono essere utilizzate per migliorare l’efficienza e l’efficacia delle politiche e del sistema di ritorno al lavoro.

Lo scopo principale del monitoraggio è fornire informazioni su come funziona il sistema di ritorno al lavoro. Inoltre, il sistema di informazioni sulle assenze dovrebbe raccogliere informazioni relative ai risultati del ritorno al lavoro nei casi individuali.

Il Sistema di Informazioni sulle Assenze dovrebbe essere il principale meccanismo per monitorare il funzionamento del processo di ritorno al lavoro in una organizzazione. Questo dovrebbe registrare i seguenti tipi di informazione:

Livelli e tipi di assenteismo, cioè assenteismo di breve e di lungo termine, numero di periodi di assenza, cause dell’assenza (ad esempio, per malattia, infortuni, motivi sociali).
Tipi di intervento realizzati in risposta all’assenza – qui tutti gli interventi dovrebbero essere registrati. Ad esempio, la tempistica e i contenuti delle comunicazioni con la persona assente ed i relativi stakeholders, la natura di ogni adattamento del posto di lavoro o tecnologia assistita utilizzata, formazione e riqualificazione fornite, dislocazione del lavoro usata, benefits ed incentivi ed ogni altri intervento significativo.
Risultati degli interventi – Il successo o l’insuccesso degli interventi dovrebbero essere registrati.
I costi e benefici degli interventi - dovrebbero essere registrati tutti i costi associati all’assenza e al processo di ritorno al lavoro. Questo include la perdita di produttività dovuta all’assenza ed il costo di ogni altro intervento che è stato fatto.

Vi anche la necessità per l’organizzazione di raccogliere informazioni sugli argomenti relativi all’assenteismo, ma non necessariamente su quelli legati ai casi individuali di assenza. Le organizzazioni dovrebbero anche raccogliere informazioni relative al tempo perso per infortuni, agli indicatori della medicina del lavoro, alla conoscenza del sistema di ritorno al lavoro, alla soddisfazione ed ai costi e benefici percepiti.

È necessario attivare un programma di registrazione delle informazioni. Idealmente, le informazioni dovrebbero essere raccolte prima dell’assenza, durante il periodo di assenza e dopo che il dipendente rientra al lavoro. L’organizzazione ha altresì bisogno di raccogliere nel proprio sistema di gestione delle informazioni sull’assenteismo, informazioni sugli argomenti connessi che possono essere significativi, ad esempio incidenti, infortuni sul lavoro, soddisfazione sul lavoro ed ogni altra informazione che possa avere attinenza con l’assenza e con i processi di ritorno al lavoro.

Qui di seguito vi è una checklist di informazioni che ci si dovrebbe procurare nel sistema di gestione delle informazioni sull’assenteismo:

Informazioni sui casi di assenza	Informazioni generali
Durata dell’assenza Causa dell’assenza Frequenza delle assenze Comunicazioni effettuate Interventi effettuati Frequenza del monitoraggio Risultati degli interventi Costi dell’assenza Costi degli interventi Supporti ed incentivi Soddisfazione degli interventi Suggerimenti per il miglioramento	Statistiche sulla medicina del lavoro Statistiche sulla sicurezza sul lavoro Soddisfazione sul lavoro Conoscenza dei sistemi di ritorno al lavoro

C’è da notare che dovrebbero essere utilizzate differenti fonti di informazione come parte del sistema di monitoraggio. Queste includono:

Informazioni della direzione Risorse Umane
Informazioni della medicina del lavoro e Servizio sicurezza
Report del personale che è passato attraverso il sistema di ritorno al lavoro

La raccolta di informazioni sul sistema di gestione delle informazioni sull’assenteismo è di scarsa utilità se il messaggio non viene analizzato e riferito. È fondamentale che tale raccolta ed analisi di dati venga riportata su una tabella per poter essere usata per riesaminare l’efficacia dell’intero sistema di ritorno al lavoro.

Bibliografia

Se desiderate approfondire l’argomento Procedure di Monitoraggio potete accedere al link Note bibliografiche, sul lato destro dello schermo.

Miglioramento Continuo

Tilia Boussios — Mon, 26 Oct 2009 12:54:00 GMT

(NB: richiedere informazioni per le due parentesi sotto – nel testo in rosso)

Il miglioramento continuo è una componente fondamentale per una efficace strategia di ritorno al lavoro. I programmi possono non funzionare in tutte le circostanze in quanto gli ambienti di lavoro cambiano, i processi di lavoro si evolvono e le conoscenze sull’impatto delle condizioni di salute sulla capacità lavorativa migliorano. Un approccio sistematico per valutare ed adattare il programma di ritorno al lavoro è al centro della sostenibilità.

È fondamentale programmare la sostenibilità del sistema di ritorno al lavoro. Ciò richiede che venga continuamente aggiornato e migliorato attraverso i feedback derivanti dal sistema di gestione delle informazioni sull’assenteismo ed attraverso periodici audit sistemativi del sistema.

Utili strategie per supportare il miglioramento continuo del sistema di ritorno al lavoro comprende:

Assicurarsi che il sistema sia riconosciuto ed integrato nel più ampio sistema organizzativo della qualità – questo è un utile modo per mantenere il focus centrale sul suo sviluppo.
Effettuare periodicamente (es. ogni tre anni) una formale valutazione del sistema
Sviluppare un programma di miglioramento continuo

Il programma di miglioramento continuo dovrebbe focalizzarsi sulle dimensioni delle buone prassi e del ritorno al lavoro. Queste dimensioni sono: REHAB

Interventi sulla salute: Attività di prevenzione degli infortuni e sicurezza; Servizi di medicina del lavoro; promozione della salute sul posto di lavoro; progettazione delle mansioni e organizzazione del lavoro; modelli di sistemi di gestione delle informazioni su infortuni, malattie e tempo perso
Prevenzione della disabilità: Supporto dai rappresentanti dei lavoratori, cultura del management e dell’azienda, comunicazione interna ed esterna, progettazione di incentivi ed influenza, conoscenze ed abilità del Team.
Il processo di ritorno al lavoro: Processo di Intervento precoce e Case management, programmi di lavoro transitorio, riqualificazione e mantenimento dell’occupazione

Il miglioramento continuo può essere incrementato invitando una organizzazione esterna ad accreditare il sistema. Tali organizzazioni esistono in molti Paesi, e sono disponibili i links per tali organizzazioni (NDR: In Italia sono in via di definizione non essendoci alcun Ente titolato a questa funzione)

Vi è anche un sistema arbitrale internazionale che è gestito dal Consiglio Internazionale per gli Standard nella gestione della disabilità. Fornisce un accreditamento basato su un codice di pratiche e standard occupazionali, che rispecchiano le buone prassi globalmente riconosciute e che è stato punto di riferimento rispetto alla performance dei migliori misuratori in una ampia gamma di settori. International Disability Management Standards Council.

Bibliografia

Se desiderate approfondire l’argomento Procedure di Miglioramento Continuo potete accedere al link Note bibliografiche, sul lato destro dello schermo