Costruire e mantenere la capacità | ReIntegrate

Sviluppo delle risorse organizzative

Tilia Boussios — Mon, 26 Oct 2009 12:52:54 GMT

L’efficacia delle politiche e procedure di ritorno al lavoro dipende dalla messa in atto di adeguate risorse ed infrastrutture. Molte di queste risorse ed infrastrutture già esistono all’interno delle organizzazioni, ma hanno bisogno di essere orientate verso il ritorno al lavoro. Fornire risorse adeguate non è necessariamente una pratica costosa, ma è vitale per il successo del ritorno al lavoro che è stato messo in atto.

La principale risorsa organizzativa per la promozione del ritorno al lavoro è lo sviluppo di una efficace politica. Tuttavia, per appoggiare questa politica sono necessarie altre risorse organizzative che comprendono:

Avere un budget dedicato per realizzare le politiche di ritorno al lavoro
Avere una funzione dedicata di gestione della reintegrazione
Fornire adeguato formazione a coloro che operano nelle politiche di ritorno al lavoro
Avere un approccio condiviso tra management e rappresentanti dei lavoratori
Implementare un efficace Sistema di Gestione delle informazioni sulle assenze e sul ritorno al lavoro
Conoscere i supporti esterni disponibili
Avere continuità di approccio per il ritorno al lavoro

Benchè vi siano dei costi legati allo sviluppo delle risorse organizzative per il ritorno al lavoro, bisogna notare che una efficace procedura consente di ottenere notevoli vantaggi e risparmi. Prima di tutto i costi delle assenze in termini di perdita di produttività aziendale sono ridotti. Secondariamente, i costi di sostituzione del personale che non rientra al lavoro vengono evitati. Inoltre, i costi diretti di investimento per sviluppare una politica sono più che compensati dai risparmi associati al rientro al lavoro in maniera sicura e tempestiva. Come terzo punto, avere una efficace politica di ritorno al lavoro consente all’azienda di essere conforme alle disposizioni di legge in materia di discriminazione. Quarto punto, vi sono benefici per l’organizzazione in termini di miglioramento delle procedure di salute e sicurezza che possono avere l’effetto di ridurre gli incidenti e le malattie professionali. Per ultimo, vi sono notevoli benefici sia economici che di altra natura per il lavoratore assente.

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Budget: Positivi programmi di ritorno al lavoro hanno bisogno di un adeguato e specifico budget per poter funzionare efficacemente. Il budget dovrebbe essere disponibile per coprire voci di spesa tipo formazione per i coordinatori per il ritorno al lavoro, formazione o riqualificazione per la persona che rientra, adattamento del posto di lavoro e tecnologie assistite. In molti casi vi sono supporti finanziari esterni per alcune di queste misure, ma l’azienda deve avere un budget per far fronte ad alcune delle spese collegate.
Funzione designata di gestione della reintegrazione: Ricerche hanno dimostrato che dove c’è una persona designata o un team responsabile per gestire il processo di reintegrazione, il processo diventa più efficace. Tale funzione è responsabile di tutti gli aspetti del processo, ad esempio per mantenere i contatti con la persona ammalata o infortunata e con le agenzie esterne che forniscono riabilitazione medica e professionale, per coordinare servizi e funzioni interne (Salute e Sicurezza, Gestione Risorse Umane, formazione, management di linea) e per garantire servizi di progettazione della mansione e inserimento lavorativo.
Formazione: La formazione per la funzione di gestione del ritorno al lavoro è fondamentale, in quanto questo è un concetto relativamente nuovo ed è improbabile che esistano le competenze necessarie senza una adeguata formazione. I corsi di formazione per i coordinatori per il ritorno al lavoro sono disponibili in Irlanda ed altrove (bibliografia). Questi corsi trattano i problemi riguardanti il processo di ritorno al lavoro, le abilità primarie e quelle secondarie richieste per tenere i collegamenti tra i vari stakeholders nel processo di ritorno al lavoro, e forniscono conoscenze sulle diverse disposizioni di legge, benefit e risorse disponibili per supportare il processo di ritorno al lavoro. Inoltre, per formare il coordinatore per il ritorno al lavoro può essere necessaria una formazione specifica su come incrementare la consapevolezza della forza lavoro sulle tematiche della disabilità all’interno dell’organizzazione.
Approccio condiviso tra Management e rappresentanti dei lavoratori: Qualora ci siano regolari contatti tra management e lavoratori è molto utile stipulare un accordo sulle pratiche di ritorno al lavoro. Questo aiuta ad assicurare un ampio supporto per le politiche di reintegrazione. Anche nelle piccole organizzazioni dove il processo di relazioni industriali è meno formale, è fondamentale che vi sia, come minimo, una chiara intesa tra management e forza lavoro per quanto riguarda le disposizioni delle politiche di ritorno al lavoro. Il mancato accordo bilaterale solitamente porta a conflitti su specifici casi ed alla mancanza di una chiaro canale per un efficace processo di ritorno al lavoro.
Sistema di gestione delle informazioni: È fondamentale avere un sistema di gestione delle informazioni che fornisca affidabili e tempestive informazioni sull’assenteismo relativo alla salute. Importanti tipi di informazione sono la durata e la frequenza delle assenze, le cause ed i dettagli dei casi. È, inoltre, utile strutturare il sistema di informazioni in modo tale che l’intero processo di assenza e ritorno al lavoro sia documentato in maniera sistematica. Ciò consente di avere un database degli approcci positivi di ritorno al lavoro che possono essere utilizzati per in situazioni che si dovessero presentare in futuro.
Conoscere i supporti esterni disponibili: Esistono molti supporti sia per l’azienda che per il lavoratore che possono essere utili nel processo di ritorno al lavoro. Tra questi citiamo consigli sugli argomenti specifici del ritorno al lavoro, supporti economici per gli adattamenti del posto di lavoro, supporti salariali relativi alla produttività e supporti per la riqualificazione del lavoratore assente. È importante che la funzione di ritorno al lavoro di una organizzazione sappia dove ottenere tali supporti.
Avere continuità di approccio per il ritorno al lavoro: In molte organizzazioni dove il ritorno al lavoro è gestito positivamente, il successo del processo dipende spesso da un numero ristretto di persone. Bisogna assicurarsi che vi sia una buona programmazione delle tavole di rimpiazzo , in modo che se il coordinatore per il ritorno al lavoro designato, ad esempio, lascia l’organizzazione, vi siano adeguate infrastrutture e risorse umane per garantire che il processo continui in maniera produttiva.

Bibliografia

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Comunicazione interna ed esterna

Tilia Boussios — Mon, 26 Oct 2009 12:52:47 GMT

Per quanto una politica di ritorno al lavoro sia fatta ad arte, una semplice interruzione nelle comunicazioni tra ciascuna delle parti durante il processo può causare fraintendimenti sulle posizioni esistenti, sulle intenzioni di una delle parti, sulle promesse fatte, o sull’insieme degli obiettivi. Come conseguenza il processo può facilmente uscire dai binari.

Per questo motivo efficaci comunicazioni interne ed esterne sono considerate critiche per il funzionamento ottimale dei programmi di ritorno al lavoro e per il mantenimento del lavoro stesso. Ogni organizzazione ha bisogno di programmare la rete di comunicazioni che potrebbe essere coinvolta nel caso un dipendente sviluppi condizioni di salute che comportano assenze di lungo termine e conseguente ritorno al lavoro. Una buona soluzione è quella di creare un protocollo dei canali di comunicazione e le informazioni che debbono essere coordinate attraverso questi canali per ottenere un positivo ritorno al lavoro.

Il protocollo dovrebbe essere indirizzato sia alle comunicazioni interne che a quelle esterne, ivi compresa la comunicazione con il lavoratore assente e con i servizi esterni, che comprendono i servizi medici ed i servizi sanitari collegati. Il protocollo dovrebbe inoltre specificare la natura delle informazioni da comunicare e le restrizioni sulla divulgazione, es. note sul caso ed argomenti confidenziali.

Sul posto di lavoro, gli aspetti operativi del programma di ritorno al lavoro richiedono comunicazioni costanti ed accurate tra:

Lavoratori
Managers,
Supervisori,
Rappresentanti dei lavoratori,
Coloro che hanno responsabilità funzionali, tipo professionisti delle Risorse Umane, funzionari del servizio Salute e Sicurezza, e personale della Medicina del Lavoro dove pertinente.

Efficaci comunicazioni esterne possono richiedere un datore di lavoro che mantenga contatti e relazioni con:

Medico curante,
Managers che si occupano delle rivendicazioni,
Servizi riabilitativi,
Avvocati,
Compagnie di assicurazione,
EAP/PAD Programmi di Assistenza per i Dipendenti (programmi offerti dalle aziende ai propri dipendenti con un piano di assicurazione sanitaria integrativa)

L’azienda può influire su un precoce ritorno al lavoro fornendo ai medici curanti descrizioni funzionali e procedure di sicurezza della mansione ed opzioni di lavoro transitorio per il lavoratore infortunato.

Una buona comunicazione delle informazioni dovrebbe iniziare quando avviene l’infortunio o all’insorgere della malattia e terminare quando il lavoratore ammalato o infortunato è rientrato positivamente al lavoro, con soddisfacenti sistemazioni o modifiche del posto di lavoro.

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Adeguate informazioni dovrebbero essere comunicate durante ciascuna delle seguenti fasi del processo di ritorno al lavoro.

1. Trattamento di emergenza di malattie/infortuni
2. Relazione sulla malattia/infortunio
3. Documentazione sull’infortunio
4. Contatto precoce con il lavoratore
5. Informazione al medico sui requisiti della mansione del lavoratore
6. Autorizzazione medica
7. Coordinamento del processi di ritorno al lavoro
8. Progettazione del programma di ritorno al lavoro
9. Identificazione delle esigenze di riqualificazione
10. Gestione del caso e monitoraggio
11. Chiusura del caso

Qui di seguito descriviamo ciascuna delle fasi relative ai processi di mantenimento del posto di lavoro o di ritorno al lavoro ed i conseguenti compiti di comunicazione:

1. Trattamento di emergenza di malattie/infortuni

Nel caso in cui si verifichi un infortunio o un incidente sul lavoro le principali attività riguardano il primo soccorso. Dopo che questo ha avuto luogo positivamente è necessario che venga avviata una serie di compiti di comunicazione:

Contattare il medico di base,
Comunicare con la famiglia del lavoratore,
Compilare il registro dell’infortunio,
Informare il senior management,
Relazionare quanto prima la Direzione Risorse Umane, Salute e Sicurezza, Medicina del Lavoro.

2. Relazione sulla malattia/infortunio

In tutti i casi in cui una malattia o un infortunio comportino una riduzione della capacità lavorativa di un dipendente è essenziale una rapida relazione. Fornire questa informazione è molto spesso responsabilità del diretto supervisore del lavoratore interessato. È utile fare un elenco di coloro che devono essere informati nelle politiche di ritorno al lavoro. Le parti interessate comprendono Salute e Sicurezza, Risorse Umane, Ufficio Retribuzioni e la persona responsabile del coordinamento per il ritorno al lavoro.

3. Documentazione sull’infortunio

Nelle organizzazioni di buone prassi le informazioni richieste per coordinare i processi di intervento precoce e di ritorno al lavoro sono normalmente governate dal Sistema di Gestione di Informazioni sull’assenteismo (vedi la relativa sezione su questo argomento). Importanti considerazioni nel progettare la raccolta di informazioni e la condivisione delle procedure, a prescindere dal fatto che siano in formato elettronico, cartacee o procedure faccia a faccia, sono:

Osservanza dei requisiti di protezione dei dati,
Garanzia che la privacy dell’individuo è protetta,
Ottenimento del consenso informato della persona per il rilascio delle informazioni,
Messa in atto di efficaci misure di sicurezza delle informazioni,
Individuazione di un sistema di mantenimento delle registrazioni e un arco temporale per la loro distruzione,
Garanzia dell’anonimato di tutte le informazioni rilasciate nei report.

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4. Contatto precoce con il lavoratore

Il primo contatto con il lavoratore assente dovrebbe avvenire entro 3 giorni dall’inizio dell’assenza. Un modo per realizzare ciò è dare al lavoratore assente o ad un suo rappresentante la responsabilità di prendere contatto con la persona responsabile del ritorno al lavoro e farle sapere come stanno le cose. Dopo 6 settimane è necessario intensificare il processo di ritorno al lavoro; diventa, inoltre, necessario ottenere l’autorizzazione dal lavoratore a prendere contatto con il medico curante.

5. Informazione al medico sui requisiti della mansione del lavoratore (Comunicazione con i medici curanti)

Questo è certamente uno degli aspetti più impegnativi del processo di comunicazione. Molto spesso gli operatori sanitari sono a disagio nel rilasciare informazioni sui loro pazienti ad una terza parte oppure non ritengono di avere un ruolo nel processo di ritorno al lavoro. Un modo per risolvere la questione è di fornire informazioni al professionista sul posto di lavoro e sulla mansione e di porre una serie di domande strettamente attinenti alla idoneità del lavoratore a far fronte alle caratteristiche della mansione e chiedere quali sarebbero i compiti adatti alla situazione attuale della persona. Un’altra strada per ottenere queste informazioni è di consegnare al lavoratore un “Modulo sulla capacità del lavoratore” e chiedergli di compilarlo con l’aiuto del medico curante e restituirlo alla persona responsabile per il processo di ritorno al lavoro. In questo modo la comunicazione avviene direttamente tra il lavoratore e il suo medico ma le informazioni sono direttamente utilizzabili per le opzioni di ritorno al lavoro.

6. Autorizzazione medica

I compiti di comunicazione relativi all’ottenimento dell’autorizzazione medica per intraprendere le attività di ritorno al lavoro sono differenti a seconda che la compagnia abbia un proprio Servizio di Medicina del Lavoro o dipenda dal medico curante del dipendente. Nel caso in cui “l’idoneità per tornare al lavoro” sia certificata dal Servizio di Medicina del Lavoro aziendale è necessario che siano stabilite delle regole di base con il medico prima di cominciare la gestione del caso. In particolare è importante chiarire che il ritorno al lavoro è visto come parte del processo di riabilitazione e che è interesse del lavoratore essere completamente in forma prima di rientrare a lavorare. Nel caso l’azienda non abbia un proprio Servizio di Medicina del Lavoro le strategie descritte nel precedente paragrafo sono probabilmente le più adeguate.

Il protocollo di comunicazione dovrebbe inoltre precisare chi, in azienda, riceve e processa le informazioni sui certificati medici e chi tiene i contatti con il medico del lavoratore.

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7. Coordinamento dei processi di ritorno al lavoro

È indispensabile che un membro dello staff assuma la responsabilità di coordinare il processo di ritorno al lavoro. E’ probabile che ogni altro approccio si trasformi in fraintendimento ed in una interruzione di comunicazione con il lavoratore. Il coordinatore per il ritorno al lavoro designato dovrebbe essere adeguatamente addestrato sul processo e sui possibili interventi, adattamenti e supporti. Il coordinatore per il ritorno al lavoro dovrebbe essere un abile comunicatore, capace di negoziare, mediare e facilitare la costruttiva soluzione dei problemi .In alcuni Paesi il coordinatore per il ritorno al lavoro deve avere un accreditamento riconosciuto. Ulteriori dettagli sono disponibili sul sito dell’Istituto Nazionale per la Gestione e Ricerca sulla Disabilità in Canada (vedi www.nidmar.ca/education/education_background/background_information.asp). ). Il coordinatore per il ritorno al lavoro è responsabile dei contatti con i rappresentanti sanitari, con i rappresentanti legali ed assicurativi, supervisori di linea, colleghi e lavoratore che rientra. Dovrebbe mantenere un registro di attività ed accordi con tutte le parti in causa. In molti casi l’azienda o la compagnia di assicurazione affidano ad un Case Manager esterno il coordinamento del ritorno al lavoro.

8.Progettazione del piano di ritorno al lavoro

Il primo e più importante compito di comunicazione nella progettazione del ritorno al lavoro è di mettere assieme l’esperienza e le abilità necessarie per adattare il posto di lavoro e l’organizzazione della mansione e per costruire la capacità del lavoratore che rientra. È importante per il coordinatore per il ritorno al lavoro instaurare delle relazioni con una gamma di esperti esterni che possono fornire dei contributi, tipo: ergonomisti, esperti di tecnologia assistita, valutatori della capacità funzionale, etc. Il secondo compito importante è quello di ottenere l’accordo di tutte le parti sul piano di RAL. Ciò può comprendere contatti con i rappresentanti dei lavoratori o sindacati per ottenere il nullaosta per mansioni adattate e/o per l’inserimento del lavoratore in una posizione di lavoro transitorio. Sono necessari obiettivi ed arco temporale chiari ed una formale sottoscrizione del piano da parte di tutti coloro che hanno partecipato alla sua stesura

9. Identificazione della riqualificazione

Costruire la capacità del lavoratore che rientra può implicare la necessità di fornire al lavoratore stesso nuove abilità per far fronte alle nuove responsabilità, in particolare quando è stato deciso che la migliore alternativa è di collocare il lavoratore in un’altra posizione all’interno dell’azienda. Ad esempio, si può concordare che il lavoratore debba trasferirsi da una posizione di lavoro front line ad una posizione di back office che richiede abilità informatiche che il lavoratore non ha. Compito della comunicazione è di convincere il lavoratore ad accettare un trasferimento come una opzione, lavorando con l’area Risorse Umane per identificare una posizione adatta, negoziando con il sindacato o con i rappresentanti dei lavoratori l’accettazione di una opzione di nuova collocazione, preparando il futuro supervisore ad accogliere il lavoratore nella nuova posizione, effettuando una analisi delle abilità trasferibili per identificare capacità e conoscenze che il lavoratore già possiede e che sono adeguate alla nuova posizione ed ai requisiti della nuova mansione. Una delle abilità chiave della comunicazione richiesta al coordinatore per il ritorno al lavoro in questo processo è la capacità di fornire realistici ma sensibili feedback al lavoratore in merito ai suoi punti di forza ed ai suoi bisogni. Una efficace analisi dei requisiti, una valutazione della capacità funzionale e una valutazione professionale sono elementi chiave nel processo di ricollocazione.

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10. Case Management e monitoraggio

Un piano di ritorno al lavoro ha bisogno di essere strettamente monitorato ed ogni cambiamento della situazione e degli obiettivi o interventi concordati deve essere comunicato al coordinatore per il ritorno al lavoro o al Case Manager. Ciò richiede una linea aperta di comunicazione tra il lavoratore che rientra al lavoro ed il suo supervisore. Il supervisore, inoltre, deve avere un buon rapporto con il lavoratore ed essere in grado di accettare il feedback relativo all’impatto degli interventi e degli adattamenti. Normalmente è meglio creare un canale di comunicazione confidenziale con il lavoratore o tramite un servizio EAP/PAD o attraverso un membro dello staff cui sia stato assegnato un ruolo di mentore. Il coordinatore per il ritorno al lavoro deve comportarsi come nodo centrale di comunicazione, occupandosi dei problemi di confidenzialità e del bisogno delle persone di conoscerli. L’avanzamento del piano di ritorno al lavoro dovrebbe essere documentato in modo che di fronte ad ogni problema si possano apportare modifiche future al processo. L’elemento chiave in questo processo è essere sicuri che se qualcosa non funziona si possono attivare azioni correttive.Il progresso del progetto RTW dovrebbe essere documentato in modo da poter essere apportare modifiche al processo in futuro.

11. Chiusura del caso

Alla chiusura del caso vi sono importanti comunicazioni da fare. Prima di tutto è fondamentale che il lavoratore sia consapevole che il piano di ritorno al lavoro è stato completato e che verrà messo in atto un piano di sostegno a lungo termine. Secondariamente dovrebbe essere prodotto un report di chiusura del caso. Questo dovrebbe essere fornito ad ogni attore esterno che è stato coinvolto nel caso e all’area Risorse Umane. Una sintesi del caso che comprenda l’arco temporale, i costi, le difficoltà ed i risultati dovrebbe essere inserito nel Sistema di Gestione delle Informazioni sull’Assenteismo. Le lezioni apprese dal caso dovrebbero essere comunicate ad ogni figura aziendale che abbia interesse nei programmi di ritorno al lavoro, ivi compresi Personale delle Risorse Umane, Salute e Sicurezza, Medicina del lavoro, Direzione Generale, supervisori, servizi esterni e Consiglio di Amministrazione dell’organizzazione. Alla fine, i cambiamenti alle procedure correnti che hanno reso il processo di ritorno al lavoro più facile dovrebbero essere integrate nel programma di miglioramento continuo dell’azienda.

Bibliografia

Se desiderate approfondire l’argomento Procedure per la comunicazione interna ed esterna potete accedere al link Note bibliografiche, sul lato destro dello schermo

Sistema di gestione delle informazioni sull’assenteismo

Tilia Boussios — Mon, 26 Oct 2009 12:52:40 GMT

Un sistema di gestione delle informazioni sull’assenteismo (GIA) è un sistema che fornisce informazioni affidabili e tempestive sull’assenteismo legato alla salute.

Perchè abbiamo bisogno di un sistema GIA?

È di vitale importanza poter contare su un sistema idoneo per avere un positivo programma di ritorno al lavoro nella vostra organizzazione. Il motivo è che se tutte le informazioni significative riguardanti un caso non sono registrate, come si possono conoscere quali progressi sono stati fatti? Come si possono prendere le decisioni corrette circa gli interventi necessari? Come si possono dimostrare gli interventi attuati dall’organizzazione per assistere la persona infortunata o ammalata a ritornare al lavoro?

Quali informazioni di base dovremmo registrare?

Importanti tipi di informazione che bisogna registrare nel sistema GIA comprendono la durata e la frequenza delle assenze, le cause dell’assenteismo ed i dettagli del caso.

Una efficace operazione del programma di ritorno al lavoro in ogni organizzazione richiede una accurata attenzione alla gestione delle informazioni. Mentre molte organizzazioni hanno un database delle Risorse Umane o delle informazioni sull’assenteismo, raramente queste sono sufficientemente esaurienti per supportare un efficace ritorno al lavoro. Per poter costruire un esauriente sistema GIA per supportare il vostro programma di ritorno al lavoro, dovete assicurarvi che questo comprenda dati basilari, tipo quelli che seguono:

Durata dell’assenza
Cause dell’assenza
Contatti con:
- Persona assente
- Compagnia di assicurazione
- Coloro che forniscono le cure primarie (es. fisioterapisti)
- Medici della Medicina del Lavoro (es. medici di base)
- Avvocati
- Servizi sanitari collegati (es. assicurazioni mediche private)
- Case manager
- Membri della famiglia

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Quali informazioni complesse dovremmo registrare?

Illustriamo qui di seguito le maggiori informazioni complesse che un sistema GIA dovrebbe includere:

Illustriamo qui di seguito le maggiori informazioni complesse che un sistema GIA dovrebbe includere:: Dovrebbe esserci una generica checklist delle azioni necessarie in un certo arco di tempo ogni volta che si verifica un caso di assenteismo. Questa lista deve essere aggiornata nel sistema GIA per ciascun caso individuale.
Registro degli interventi: Elenco di azioni che sono state intraprese dall’organizzazione, che descriva il tipo di azione, la data in cui è avvenuta e la persona responsabile.
Bisogni di formazione delle “capacità lavorative” ed un “profilo della capacità” funzionale del lavoratore che rientra: Un profilo della capacità funzionale valuta la capacità del lavoratore di svolgere il lavoro e la sua tolleranza verso una varietà di attività lavorative vere o simulate.
Analisi dei requisiti della mansione: Profilo delle caratteristiche fisiche e psico-sociali dei requisiti della mansione
Individuazione di sistemazioni e supporti necessari
Problemi legali pertinenti
Registrazione di costi e benefici del processo
Registrazione di problemi ed opportunità incontrati e soluzioni implementate
Valutazione: Se il programma di ritorno al lavoro non è stato valutato non può essere costantemente migliorato