Mantenimiento y evaluación del programa | ReIntegrate

Informes

Tilia Boussios — Mon, 06 Oct 2008 07:30:00 GMT

En la sección anterior se resaltaba la necesidad de disponer de un plan de evaluación del programa de VAT. La recogida y análisis de los datos relativos a la evaluación deben plasmarse en una serie de informes periódicos que recojan los resultados y las conclusiones de la evaluación acerca de la eficacia y efectividad del programa en cuestión.

El objetivo de estos informes es facilitar la revisión y mejora del sistema de vuelta al trabajo. Se usa para valorar aspectos como la efectividad, el éxito, los problemas que han surgido y las medidas adoptadas para solventar los problemas.

En otros módulos se ha apuntado la importancia de la “rendición de cuentas” . Esto está íntimamente relacionado con la comunicación que se ha de establecer con los diferentes agentes implicados como, por ejemplo, con la dirección de la empresa, la unidad de recursos humanos y lo servicios de salud. Los informes tienen pues múltiples destinatarios.

Contenido del informe

Cada empresa ha de desarrollar su plan de comunicación sobre el sistema de vuelta al trabajo. De todas formas, la siguiente lista hace algunas indicaciones sobre un posible contenido del informe de evaluación. Si los informes y la base de datos del programa VAT contienen toda la información que se muestra a continuación, la empresa asegurará la calidad de los mismos y su utilidad en la mejora del sistema.

Un análisis de las causas de las ausencias al trabajo: Debe incluir todos los motivos de ausencia, estén relacionadas o no con condiciones de salud. La información sobre la ausencia por mala salud puede dividirse en condiciones de salud físicas y condiciones de salud mental. Se pueden establecer otras categorías pero, que sean útiles, dependerá del número de trabajadores ausentes en la empresa. Las empresas pequeñas tendrán dificultades para dividir la información, debido al número reducido de personas implicadas.
Un resumen de los acontecimientos y actividades asociados con al proceso de la vuelta al trabajo: Esta sección del informe consiste en narrar, para su mayor comprensión, la secuencia de acontecimientos que tuvieron lugar en relación con el proceso de vuelta al trabajo. Debe detallar los procedimientos utilizados, cualquier problema sobrevenido, las medidas aplicadas y la naturaleza de las intervenciones.
Satisfacción general con el sistema: Esta sección del informe debe mostrar lo que piensan del programa las partes implicadas. Esto incluye información obtenida de los trabajadores y de los mandos, directores y compañeros de trabajo, si procede. Además, se debe consignar también la opinión de todo profesional implicado en el proceso.
La efectividad en términos de reducción de la incidencia y de la duración de las ausencias: Esta sección debe informar y analizar la evolución en el tiempo de la incidencia y la duración de las ausencias. Esto permitirá una evaluación de la efectividad del programa. Se deben anotar todos los cambios significativos que se produzcan en el programa para poder interpretar de forma fiable los cambios observados en los índices de absentismo.
Análisis coste-beneficio: este análisis puede ser difícil de realizar por la falta de información sobre dicha materia. Esto incluiría impactos en:
- Calidad y rentabilidad de la empresa
- Costes de los seguros de salud y prestaciones
- Productividad
- Absentismo
- Costes de sustitución y horas extra
- Relaciones entre trabajadores
- Moral, motivación y compromiso de la plantilla
- Satisfacción del cliente
Los retos encontrados y las soluciones generadas: La información sobre los problemas y soluciones es vital para gestionar la calidad del proceso de vuelta al trabajo. Esta información será probablemente cualitativa y quizás idiosincrásica, pero proporcionará una visión auténtica sobre el funcionamiento del sistema de vuelta al trabajo.

Las diferentes formas de “rendición de cuentas” sobre la evaluación del programa de vuelta al trabajo incluyen:

Una sección en el informe anual de la empresa
Una reunión informativa más detallada una vez al año para miembros de la dirección de la empresa
Un comunicado de RRHH trimestral sobre el funcionamiento del sistema
Un informe técnico mensual sobre los indicadores clave seleccionados para evaluar el sistema

Referencias

Para más información sobre los Informes puede acceder al enlace Bibliografía relacionada a la derecha de la pantalla.

Mejora Continua

Tilia Boussios — Mon, 06 Oct 2008 07:30:00 GMT

La mejora continua es un elemento imprescindible de un programa de vuelta al trabajo Los cambios en el entorno de trabajo, en los procesos productivos y en el conocimiento científico en el ámbito de las condiciones de salud y su impacto en la capacidad de trabajo pueden interferir en el buen funcionamiento del programa. La sostenibilidad del programa debe basarse en un plan de evaluación y de adaptación sistemático.

Se debe planificar la sostenibilidad del sistema de vuelta al trabajo. Esto requiere de una actualización y mejora basadas en la revisión del sistema de gestión de la información y mediante auditorías periódicas y sistemáticas.

Algunas estrategias de utilidad para facilitar la mejora continua del sistema de vuelta al trabajo son:

Asegurar que el sistema es reconocido e integrado en el sistema de calidad de la empresa – esta es una buena forma de mantener el interés en el desarrollo del programa
Realizar una evaluación formal del sistema periódicamente (p.ej. cada tres años)
Desarrollar un plan de mejora continua

El plan de mejora continua debe centrarse en las dimensiones de buena práctica y vuelta al trabajo. Estas dimensiones son:

Intervenciones de Salud: Prevención de riesgos laborales; servicios de salud en el trabajo; promoción de la salud en el trabajo; diseño de puestos y organización del trabajo; gestión de la información sobre accidentes, enfermedades y tiempo de trabajo perdido.
Prevención de la discapacidad: Apoyo de los representantes de los trabajadores; cultura de la empresa; comunicaciones internas y externas; diseño de incentivos e influencias; conocimientos y habilidades del equipo.
El proceso de vuelta al trabajo: Intervención precoz y procedimiento para la gestión de casos; trabajos de transición: formación y mantenimiento del empleo.

La mejora continua puede ser potenciada recurriendo a una organización externa para que audite/acredite el sistema. Entidades de este tipo existen en muchos países (para Irlanda la organización apropiada es REHAB)

Hay también un sistema de arbitraje internacional llevado por el International Disability Management Standards Council. Proporciona una acreditación basada en el Code of Practice and Occupational Standards, reconocido internacionalmente y que ha sido tomado como referente para el reconocimiento de las mejores prácticas en diferentes sectores.

Referencias

Para más información sobre la Mejora continua, puede acceder al enlace Bibliografía relacionada a la derecha de la pantalla.

Evaluación

Tilia Boussios — Mon, 06 Oct 2008 07:29:00 GMT

Un programa de vuelta al trabajo efectivo debe incluir un plan de evaluación. Éste debe generar información que permita revisar el programa de VAT en función de la recogida sistemática y análisis de los datos relacionados con las ausencias, las medidas aplicadas y los beneficios del mismo.

El objetivo principal de la evaluación es proporcionar información sobre el funcionamiento del proceso de VAT y sus resultados. El sistema de información sobre las ausencias debe recopilar datos tanto a nivel colectivo (aceptación, viabilidad, satisfacción) como individuales (indicadores de éxito de la reincorporación).

El sistema de gestión de la información sobre las ausencias al trabajo debe ser el mecanismo principal para revisar el proceso de vuelta al trabajo en la empresa.

Se deben registrar los siguientes tipos de información:

Niveles y tipos de absentismo, ausencias de corta o larga duración, índices de absentismo, origen de la ausencia (por ejemplo, relacionado con una condición de salud, con un accidente, con factor social)
Tipos de medidas realizadas en respuesta a la ausencia, se deben registrar todas las medidas. Por ejemplo, la frecuencia y el contenido de las comunicaciones con el trabajador ausente y otras partes interesadas, la naturaleza de la adaptación del puesto de trabajo o los tratamientos aplicados, la formación y adaptación de la misma a las nuevas necesidades, cambios de puesto de trabajo, beneficios conseguidos e incentivos, y cualquier otra intervención relevante
Resultados de las intervenciones, recoger indicadores del éxito o no de las medidas
Los costes y beneficios de las intervenciones, todos los costes asociados a la ausencia y al proceso de vuelta al trabajo deben registrarse. Esto incluye las pérdidas de productividad y el coste de las medidas realizadas

También es necesario que la empresa recopile información sobre temas relacionados con el absentismo pero no necesariamente específicos de un caso concreto; sobre incidentes que han supuesto pérdidas de horas de trabajo, accidentes, indicadores de salud, conocimiento, aceptabilidad y satisfacción con el programa, costes y beneficios.

Se debe establecer y mantener operativo el plan de recogida de datos. Es altamente recomendable que la recogida de la información se efectúe antes de la ausencia, durante y después de la vuelta al trabajo. Deben recogerse también otros temas relacionados que puedan ser relevantes, como por ejemplo incidentes, accidentes, satisfacción con el puesto de trabajo así como cualquier otra información que pueda tener peso en los procesos de ausencia y vuelta al trabajo.

En la siguiente tabla se muestra una lista de la información que debería estar en la base de datos sobre ausencias al trabajo:

Información sobre casos de ausencia	Información general
Duración de la ausencia Causa de la ausencia Frecuencia de la ausencia Comunicaciones establecidas Intervenciones realizadas Periodicidad de la evaluación Resultados de las intervenciones Costes de la ausencia Costes de las intervenciones Apoyos e incentivos Satisfacción con las intervenciones Sugerencias de mejora	Estadísticas de salud laboral Estadísticas de seguridad Satisfacción con el puesto Conocimiento del programa de vuelta al trabajo

Las fuentes de información sobre el particular son diversas:

Información sobre la gestión de RRHH
Información sobre la prevención de riesgos laborales
Informes de todos los trabajadores que se han acogido a un plan de vuelta al trabajo

No basta con recoger toda la información posible, hay que analizarla e informar sobre los resultados y conclusiones obtenidas. Los datos deben recogerse de forma sistemática y fiable para que sean de utilidad en la revisión del programa de VAT.

Referencias

Para más información sobre la Evaluación puede acceder al enlace Bibliografía Relacionada a la derecha de la pantalla.